Fizetendő számlák automatizálása

Ismeri az egy számlára jutó költségeit?

A Pénzügyi Menedzsment Intézet (IOFM) mérései szerint a fizetendő számlák automatizálásának költségei számlánként 16 euró körüliek. Ez akkor érvényes, ha nincs számlaautomatizálás és < 20.000 db számlát dolgoz fel a csapata. Ez még nem tartalmazza a könyvelési/ERP-rendszer költségeit, a fizikai dokumentumok, mint például a csekkek költségeit, valamint a számlavezető csoporton kívüli, igen jelentős erőfeszítéseket, amelyekkel a munkatársak és a vezetők a jóváhagyás során szembesülnek.

Tudja, hogy a könyvelői csapaton túlmenően milyen további rejtett személyzeti és vezetői jóváhagyási költségek merülnek fel számlánként?

Az üzleti indoklás elkészítése általában nagyon nehéz a könyvelési csapat számára. Szinte lehetetlen pontosan számszerűsíteni azt az időt, amelyet a munkatársak és a vezetők az osztályukon kívül azzal töltenek, hogy beazonosítsák az árut vagy szolgáltatást eredetileg igénylő személyt. Gyakran előfordul, hogy a munkatársnak a szállítóval kell megbeszélnie, hogy valóban megállapítsa, hogy a számla helyes-e. Eközben a könyvelés nem kap választ, és további időt kell fordítania az információk keresésére. Ez az egész oda-vissza kommunikáció értékes időt vesz el a vállalkozástól, és gyakran lényegesen költségesebb, mint a számlaköteles osztályon belüli költségek. A jóváhagyók bérszínvonalától függően a számlánkénti többletköltségek jellemzően 18 és 27 EUR között mozognak, ami hozzáadódik a 16 EUR-s költséghez, amely a könyvelési osztályon belül jellemzően 16 EUR. Így a teljes zökkenőmentes purchase-to-pay automatizálás nélkül a számlánkénti összköltség könnyen elérheti a 34 € - 43 € összeget.

A teljesítményszint elemzésére szolgál egy KPI mutató, ami a számlák százalékos aránya, amelyet a számviteli osztály teljesen automatikusan, emberi erőfeszítés nélkül dolgoz fel. Ha ez jelenleg 90% alatt van, válasszon egy modern, teljes körű purchase-to-pay megoldást, például az  ebid-to-pay-t. A tisztán számlaautomatizálási megoldások, amelyek csak digitalizálják a számlákat és kivonják az információkat, csak a probléma tüneteit kezelik.

Meg kell oldania azt az alapvető problémát, hogy csak olyan számlákat fizessen ki, amelyek megfelelő megrendeléssel rendelkeznek, és hogy csak olyan beszállítókkal dolgozzon együtt, akik megbízhatóak, és igyekeznek a megrendelésnek megfelelő számlákat küldeni. Ellenkező esetben a végén túl sokat fizet, elfogadja a maverick kiadásokat (keretszerződésen kívüli beszerzések költségeit), és nem tudja érvényesíteni a keresletét azokkal a szállítókkal szemben, akik valóban teljesíthetik az Ön igényeit. Tekintse meg ROI-kalkulátorunkat, amely lehetővé teszi, hogy játszhasson a számokkal, és konkrét képet kapjon a modern, végponttól végpontig tartó beszerzés-fizetés megoldásba történő befektetés megtérüléséről és megtérüléséről.

A vállalatok 57%-a még mindig az ERP stílusú, részben kézi könyvelést követi, ami kiszolgáltatottá teszi a vállalatot a számlakövetelésekkel kapcsolatos csalásoknak

A számítógépes bűnözés virágzik. Ha nincs olyan rendszere, mint az ebid-to-pay a végponttól végpontig tartó beszerzés-fizetés számlaautomatizálás és a szállítói törzsadatok kezelése érdekében, a csalás kockázata évről évre jelentősen nő. Az EY kutatása kimutatta, hogy a kézi számlafizetési folyamatokat alkalmazó szervezetek némelyike jobban ki van téve a számlafizetési csalásoknak. 2021-ben a szervezetek világszerte több mint 11 milliárd eurós veszteséget szenvedtek el a fizetendő számlákkal kapcsolatos csalások miatt.