Fizetendő számlák automatizálása

Ismeri az egy számlára jutó kintlévőségi költségeit?

A Pénzügyi Menedzsment Intézet (IOFM) mérései szerint a fizetendő számlák automatizálásának költségei számlánként 16 euró körül mozognak. Ez akkor érvényes, ha nincs számlaautomatizálás és < 20.000 számlát dolgoz fel a csapata telephelyenként. Ez még nem tartalmazza a könyvelési/ERP-rendszer költségeit, a fizikai dokumentumok, például a csekkek költségeit, valamint a számlavezető csapaton kívüli, igen jelentős erőfeszítéseket, amelyekkel a munkatársak és a vezetők a jóváhagyás során szembesülnek. Mindezek a tetejébe jönnek.

Tudja, hogy a könyvelői csapaton túlmenően milyen további rejtett személyzeti és vezetői jóváhagyási költségek merülnek fel számlánként?

Az üzleti indoklás elkészítése általában nagyon nehéz a könyvelési csapat számára. Szinte lehetetlen pontosan számszerűsíteni azt az időt, amelyet a munkatársak és a vezetők az osztályukon kívül azzal töltenek, hogy megtalálják az árut vagy szolgáltatást eredetileg igénylő személyt. Gyakran előfordul, hogy a munkatársnak a szállítóval kell megbeszélnie, hogy valóban megállapítsa, hogy a számla helyes-e. Eközben a könyvelés nem kap választ, és további időt kell fordítania az információk hajkurászására. Ez az egész oda-vissza kommunikáció értékes időt vesz el a vállalkozástól, és gyakran lényegesen költségesebb, mint a számlaköteles osztályon belüli költségek. A jóváhagyók bérszínvonalától függően a számlánkénti többletköltségek jellemzően 18 és 27 EUR között mozognak, ami hozzáadódik a 16 EUR-s költséghez, amely a könyvelési osztályon belül jellemzően 16 EUR. Így a teljes zökkenőmentes purchase-to-pay automatizálás nélkül a számlánkénti összköltség könnyen elérheti a 34 € - 43 € összeget.

Another KPI to analyse the level of performance is the percentage of invoices that are processed fully automatically by the accounting department without human effort. If it's currently below 90%, you should opt for a modern end-to-end purchase-to-pay solution such as ebidtopay. Purely invoice automation solutions that only digitise the invoices and extract the information are only addressing the symptoms of the problem.

Meg kell oldania azt az alapvető problémát, hogy csak olyan számlákat fizessen ki, amelyek megfelelő megrendeléssel rendelkeznek, és hogy csak olyan beszállítókkal dolgozzon együtt, akik megbízhatóak, és igyekeznek a megrendelésnek megfelelő számlákat küldeni. Ellenkező esetben a végén túl sokat fizet, elfogadja a tévelygő költéseket, és nem tudja tömegessé tenni a keresletét azokkal a szállítókkal, akik valóban teljesítik az Ön igényeit. Tekintse meg ROI-kalkulátorunkat, amely lehetővé teszi, hogy játszhasson a számokkal, és konkrét képet kapjon a modern, végponttól végpontig tartó beszerzés-fizetés megoldásba történő befektetés megtérüléséről és megtérüléséről.

A vállalatok 57%-a még mindig az ERP stílusú, részben kézi könyvelést követi, ami kiszolgáltatottá teszi a vállalatot a számlakövetelésekkel kapcsolatos csalásoknak

A számítógépes bűnözés virágzik. Ha nincs olyan rendszere, mint az ebidtopay a végponttól végpontig tartó beszerzés-fizetés számlaautomatizálás és a szállítói törzsadatok kezelése érdekében, a csalás kockázata évről évre jelentősen nő. Az EY kutatása kimutatta, hogy a kézi számlafizetési folyamatokat alkalmazó szervezetek némelyike jobban ki van téve a számlafizetési csalásoknak. 2021-ben a szervezetek világszerte több mint 11 milliárd eurós veszteséget szenvedtek el a fizetendő számlákkal kapcsolatos csalások miatt.